Planificación de un evento exitoso

Siempre me preguntan, cuales son los pasos a seguir para el éxito de un evento. A continuación les dejo los puntos más importantes a tener en cuenta cuando vamos a realizar un evento. Todo lo debemos planificar con mucho órden y tiempo para lograr buenos resultados.

Organizar un evento es una tarea muy compleja. Requiere de mucha concentración, organización y principalmente órden. Así podremos estar al tanto de todos los detalles y preveer cualquier imprevisto. El resultado del evento supondrá el prestigio o desprestigio de la persona o empresa que lo organice, por lo tanto debe tomarse con mucha responsabilidad.

Hay que tener en cuenta el objetivo del evento, el motivo de la celebración y para quienes va dirigido el evento. La fecha del evento es muy importante para poder contar con la asistencia de todos o la mayor parte de los invitados. Hay días festivos que son imposibles de estar fuera del núcleo familiar.

Otro punto que debemos de ver con anterioridad es el local del evento (debe de ser de fácil acceso y dar seguridad). El espacio para la comodidad de nuestros invitados, la ventilación, iluminación, decoración, el sonido y todos los elementos tecnológicos para la realización del evento, serian nuestro siguiente paso.

Para todo esto debemos de conocer el presupuesto del que disponemos y ajustarnos a él en la contratación de los servicios. Sin bajar la calidad de lo que vamos a ofrecer. En un evento es importante la calidad más que la cantidad, claro está teniendo siempre en cuenta la cantidad de invitados y el tipo de evento.

El evento debe ser original y único, para esto debemos ser creativos, aplicando un tema principal al evento y adaptando y organizando el entorno con el tipo de evento y tema seleccionado.

La comida es uno de los aspectos más importantes en un evento. De esto depende en gran parte el éxito o fracaso de un evento. Si su evento es pequeño y usted es una buena cocinera, quizás podría prepararlo usted misma, pero si su evento es un gran grupo de personas, lo más recomendable sería contratar a un cheff especializado.

Para la elección de la comida y bocaditos hay que tener en cuenta el perfil de sus invitados, la hora del evento, el tipo de evento, y las facilidades del lugar para servirla.

El personal para la atención del evento, si está proporcionando comidas y bebidas a sus invitados, es recomendable que cuente con la asistencia de mozos para servir. Claro está que una buena manera de reducir costos cuando el presupuesto es ajustado es colocar una mesa de bufet para que los asistentes se acerquen y sirvan, pero para esta opción se deben de elegir los bocaditos que vayan con esta modalidad.

Si vamos a proporcionar cocteles y bebidas, sería bueno también contratar con los servicios de un barman con experiencia en la mezcla de cocteles y bebidas alcohólicas. Y si vamos a tener invitados menores de edad, también deberá tener experiencia en cocteles vírgenes y jugos. Todos nuestros invitados son especiales.

Para los eventos con mesas y sillas, debemos de tener en cuenta quienes compartirán la mesa y luego, a quien y porque acomodaré a estos invitados juntos, en grupos de 8 o 10 personas por mesa. Así todos los invitados estarán a gusto y tendrán temas de conversación. Si por alguna razón dudas de la ubicación de algún invitado, la mejor opción es ponerlo al lado de tu familia, así estarás segura que será bien tratado.

Una pieza clave del evento también es el anfitrión. Esta persona debe dedicarse única y exclusivamente a atender y compartir con los invitados, por ningún motivo debe realizar ninguna función de servicio, como pasar bocaditos, o dar instrucciones al personal, etc. Su única y principal función es “atender y compartir con los invitados”.

Si deseamos recuerdos de nuestro evento es recomendable contratar un buen fotógrafo profesional, que tome fotos y nos grabe un video de buena calidad para el recuerdo, sobre todo si se trata de alguna fecha importante. Encargar a un amigo es una buena idea, pero él no es profesional, hay que tener en cuenta que estas fotos y video serán un recuerdo para toda la vida.

Por último, no podemos dejar un evento al factor suerte, el  éxito de nuestro evento es el resultado de una buena planificación, organización, órden y el tiempo que le dediquemos. Espero haber podido colaborar un poquito con el éxito en la realización de su evento.

Cheffulises, Servicio de Catering

Manuel Ulises Ugarriza Alvarez