Siempre me preguntan, cuales son
los pasos a seguir para el éxito de un evento. A continuación les dejo los
puntos más importantes a tener en cuenta cuando vamos a realizar un evento.
Todo lo debemos planificar con mucho órden y tiempo para lograr buenos resultados.
Organizar un evento es una tarea
muy compleja. Requiere de mucha concentración, organización y principalmente
órden. Así podremos estar al tanto de todos los detalles y preveer cualquier
imprevisto. El resultado del evento supondrá el prestigio o desprestigio de la
persona o empresa que lo organice, por lo tanto debe tomarse con mucha
responsabilidad.
Hay que tener en cuenta el
objetivo del evento, el motivo de la celebración y para quienes va dirigido el
evento. La fecha del evento es muy importante para poder contar con la
asistencia de todos o la mayor parte de los invitados. Hay días festivos que
son imposibles de estar fuera del núcleo familiar.
Otro punto que debemos de ver con
anterioridad es el local del evento (debe de ser de fácil acceso y dar
seguridad). El espacio para la comodidad de nuestros invitados, la ventilación,
iluminación, decoración, el sonido y todos los elementos tecnológicos para la
realización del evento, serian nuestro siguiente paso.
Para todo esto debemos de conocer
el presupuesto del que disponemos y ajustarnos a él en la contratación de los
servicios. Sin bajar la calidad de lo que vamos a ofrecer. En un evento es
importante la calidad más que la cantidad, claro está teniendo siempre en
cuenta la cantidad de invitados y el tipo de evento.
El evento debe ser original y
único, para esto debemos ser creativos, aplicando un tema principal al evento y
adaptando y organizando el entorno con el tipo de evento y tema seleccionado.
La comida es uno de los aspectos
más importantes en un evento. De esto depende en gran parte el éxito o fracaso
de un evento. Si su evento es pequeño y usted es una buena cocinera, quizás podría
prepararlo usted misma, pero si su evento es un gran grupo de personas, lo más
recomendable sería contratar a un cheff especializado.
Para la elección de la comida y
bocaditos hay que tener en cuenta el perfil de sus invitados, la hora del
evento, el tipo de evento, y las facilidades del lugar para servirla.
El personal para la atención del
evento, si está proporcionando comidas y bebidas a sus invitados, es
recomendable que cuente con la asistencia de mozos para servir. Claro está que
una buena manera de reducir costos cuando el presupuesto es ajustado es colocar
una mesa de bufet para que los asistentes se acerquen y sirvan, pero para esta
opción se deben de elegir los bocaditos que vayan con esta modalidad.
Si vamos a proporcionar cocteles
y bebidas, sería bueno también contratar con los servicios de un barman con
experiencia en la mezcla de cocteles y bebidas alcohólicas. Y si vamos a tener
invitados menores de edad, también deberá tener experiencia en cocteles vírgenes
y jugos. Todos nuestros invitados son especiales.
Para los eventos con mesas y
sillas, debemos de tener en cuenta quienes compartirán la mesa y luego, a quien
y porque acomodaré a estos invitados juntos, en grupos de 8 o 10 personas por
mesa. Así todos los invitados estarán a gusto y tendrán temas de conversación.
Si por alguna razón dudas de la ubicación de algún invitado, la mejor opción es
ponerlo al lado de tu familia, así estarás segura que será bien tratado.
Una pieza clave del evento
también es el anfitrión. Esta persona debe dedicarse única y exclusivamente a
atender y compartir con los invitados, por ningún motivo debe realizar ninguna
función de servicio, como pasar bocaditos, o dar instrucciones al personal,
etc. Su única y principal función es “atender y compartir con los invitados”.
Si deseamos recuerdos de nuestro
evento es recomendable contratar un buen fotógrafo profesional, que tome fotos
y nos grabe un video de buena calidad para el recuerdo, sobre todo si se trata
de alguna fecha importante. Encargar a un amigo es una buena idea, pero él no
es profesional, hay que tener en cuenta que estas fotos y video serán un
recuerdo para toda la vida.
Por último, no podemos dejar un
evento al factor suerte, el éxito de
nuestro evento es el resultado de una buena planificación, organización, órden
y el tiempo que le dediquemos. Espero haber podido colaborar un poquito con el
éxito en la realización de su evento.
Cheffulises, Servicio de Catering
Manuel Ulises Ugarriza Alvarez
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